For å gjennomføre møter effektivt, enten internt i organisasjoner eller med eksterne kunder, er det viktig at teknologien spiller på lag. Ingen vil slåss mot løsningene. Det skal bare funke.
Ekstra viktig er det kanskje når man har avdelinger i andre land, med ansatte som jobber på forskjellige lokasjoner. Eller når bedriften er avhengig at videokonferanser kan settes opp lynraskt og enkelt, med så mange deltakere som nødvendig.
En bedrift som SuperOffice er et godt eksempel på et selskap som har behov for å kommunisere med sine mange kunder og partnere rundt om i verden, samt kunne ha interne møter som involverer minimalt med oppsett. Deres elegante kontorer rett ved Slottet i Oslo er derfor godt tilpasset med moderne møteromsutstyr som gjør samhandling mellom de ansatte langt enklere.
SuperOffice har alltid vært fokusert på moderne teknologi, og det å bruke avanserte kommunikasjonsløsninger passer godt med deres filosofi:
– Vi har en veldig klar nettskystrategi i SuperOffice. Vi vil helst kjøpe alle våre tjenester i skyen, akkurat som vi helst ser at våre kunder flytter til vår sky. Jeg vil ha minst mulig maskinvare og servere hos oss, forteller Vidar Utne, CTO hos SuperOffice.
Løsningen SuperOffice bruker er Ciscos Webex-plattform, som baker sammen videokonferanse, team-kommunikasjon og andre verktøy. Det er flere grunner til at Vidar og hans team valgte å benytte seg av Webex:
– Vi endte opp med Cisco til dels på historisk grunnlag. Vi har brukt deres telefoniløsning i mange år, og samtidig har vi brukt både Tandberg og Webex lenge. Webex var markedsleder innen videokonferanser tidlig på 2000-tallet, de var veldig tidlig ute med å sette opp møter og dele skjermer med andre deltakere. Cisco kjøpte Webex for noen år tilbake, men vi har brukt løsninger til begge selskapene uten at de hadde noe med hverandre å gjøre, sier Vidar Utne.
Han forteller at de tok opp dialogen med Atea om å få levert en løsning som kunne erstatte systemene de brukte fra før, og ble da presentert med det som da het Cisco Spark. Det var Ciscos løsning for samhandling internt i team-miljøer. Spark er i dag en del av Cisco Webex-pakken.
– Vi ble imponert av møteromsfunksjonaliteten og videokvaliteten til løsningen, og i dag har vi konvertert til det som nå heter Webex Teams. Vi innførte det for alle brukerne våre og konverterte alle våre møterom til å støtte Webex Teams. Det var en smertefri prosess, det var enkelt å migrere alt og flytte alle over, sier teknologisjefen.
Responsen har vært svært positiv, ifølge Vidar Utne. Løsningen har blitt varmt tatt i mot av de fleste ansatte, og de som ikke har helt kommet i gang med å bruke systemet, får personlig opplæring og oppfølging.
SuperOffice har lenge benyttet seg av videokonferanseløsninger, og har blant annet hatt oppsett fra norske Tandberg utplassert på sine europeiske kontorer.
– Problemet er at når du har et klassisk møte over video, er det ett møterom som ringer opp et annet møterom. Med Webex kan jeg ha møte med tre andre mennesker, og det betyr ingenting hvor de befinner seg. Jeg ringer opp vedkommende, telefonen min kobler seg opp mot systemet og skjønner hvor jeg er. Systemet skjønner også om den andre personen er i et møterom. Alt bare virker, og dette er fantastiske egenskaper, sier Utne.
Det er fleksibiliteten til Webex han er mest imponert av. Det å kunne ringe fra mobilen, og sette opp et møte med kolleger uansett hvor de befinner seg, å kunne ta opp innhold fra for eksempel PowerPoint eller OneDrive, dele det på skjermen, gjerne trådløst, eller vise forskjellige applikasjoner frem for alle deltakerne.
– Jeg kan også like gjerne dele skjermen fra PCen min mens jeg snakker med mobilen. Systemet er heller ikke knyttet til om jeg er hjemme, på kontorplassen eller på et møterom. Hvis vi er fire stykker fra SuperOffice tilstede på samme rom, skjønner systemet automatisk at vi er i møte, fordi det kjenner igjen mobilene og PCene våre, sier Vidar Utne.
Teams-delen av Webex inneholder mer enn bare møteromsoppsett. Det er rik funksjonalitet for chatting, og ikke minst for whiteboard - muligheter for å tegne illustrasjoner på mobilen, berøringsskjerm på pc, eller dedikert Cisco-maskinvare. Om man ikke ønsker å investere i spesialisert Webex-møteromsutstyr, finnes det også Chromecast-aktige plugger kalt Webex Share. Disse gjør at alle skjermer kan vise Webex-innhold trådløst.
– SuperOffice har videosystemer på nesten alle møterommene våre, vi har også kjøpt Webex Share på små rom eller kontorer, og vi tegner ofte illustrasjoner, tar bilder av disse og legger dem ut i områdene våre. Det finnes to nivåer av områder, der noen kan opprettes ad-hos fordi noen personer skal jobbe sammen litt, og mer permanente områder som brukerne kan «abonnere» på.
– Vi har også laget «booter» som blant annet følger med på bygging av nye versjoner av vårt eget produkt og oppdaterer i Webex Teams for alle som trenger statusen. Oppstår det problemer, kan de involverte raskt starte et møte eller bare chatte for å fordele oppgaver. Tilbudet av integrasjoner i Ciscos app-butikk er svært omfattende, og gjør integrasjon enkelt, sier Vidar Utne.
Det koker ned til at omtrent 70 prosent av de ansatte i SuperOffice bruker Webex-løsningen flere ganger om dagen eller oftere, ifølge teknologisjefen.
Vidar Utne påpeker også at det har vært veldig uproblematisk å migrere til løsningen og administrere den, mens Atea har vært veldig behjelpelige med leveransen og lisenser. SuperOffice har også hatt mye direkte dialog med Cisco, og mange av deres tilbakemeldinger har blitt raskt implementert, gjerne på bare noen få uker.
– Vi opplever løsningen nå som svært komplett, med lite individuelle problemer. Det fungerer som en god skyløsning skal fungere, avslutter Vidar Utne.
_logo.svg.png){kind=logo}
